Scrisorile de știri proaste folosesc abordarea indirectă și se deschid cu o idee neutră, oferind în același timp fapte și dovezi. Al doilea paragraf prezintă motivul scrisorii de veste proastă. Al treilea paragraf se încheie cu o închidere neutră. Tactul și politețea sunt necesare atunci când scrieți o scrisoare de vești proaste. Un scriitor al unei scrisori de vești proaste trebuie să acorde atenție tonului și structurii de-a lungul scrisorii pentru a evita problemele viitoare. Scriitorii trebuie să se împiedice să jignească cititorul.

Toată scrierea este o formă de convingere. Un scriitor încearcă să-i convingă pe cititor să înțeleagă punctul său de vedere sau al ei. Atenția la formulare este esențială într-o scrisoare de afaceri cu știri proaste pentru a preveni încălcarea codului de etică. Un exemplu pentru motivul unei scrisori de știri proaste este:

O companie pentru care lucrez a fost sfătuită să reducă costul forței de muncă prin orice mijloace posibile. Singura alegere pe care o am este să încetez toate funcțiile temporare din cadrul companiei. Această decizie necesită să scriu scrisori de știri proaste fiecăruia dintre angajații temporari, încetându-i și explicându-le fiecăruia motivul încetării. Trebuie să am grijă să folosesc tactul și politețea pe parcursul scrisorii, în timp ce clarific că performanța lor la locul de muncă a fost excelentă și nu a avut nicio influență asupra deciziei companiei mele. Când îi scriu angajatului, ar trebui să ofer o indemnizație de concediere și să scriu o scrisoare de recomandare pentru a-l ajuta pe angajat în căutarea unui loc de muncă. În plus, beneficiile medicale ar trebui prelungite pentru o perioadă scurtă de timp după încetare. În plus, informând angajatul că, cu calificările sale și abilitățile dovedite, sunt încrezător că va găsi o altă funcție în viitorul apropiat. Încheiați cu o notă fericită calmă și ascendentă.